Categorie: Blog

1. Breng je opdrachtgevers tijdig op de hoogte van je vakantieplannen

Het is slim om je vakantieplannen op tijd te delen met je (vaste) opdrachtgevers. Zo kunnen jullie de planningen tijdens de vakantie met elkaar afstemmen en een realistisch beeld schetsen wanneer het werk af kan zijn. Leg duidelijk uit wat het inhoudt dat jij op vakantie bent; werk je door en hoe veel uur besteed je dan aan het werk op vakantie? Hoe vindt overleg plaats? Wil je even niet werken en echt vakantie nemen, zeg dit dan ook op tijd. Geheimzinnigheid wekt alleen maar wantrouwen!

 

2. Kies een bestemming met de juiste voorzieningen

Een goede voorbereiding is het halve werk: kies een bestemming met de juiste voorzieningen. Check altijd of er gratis en veilige Wi-Fi aanwezig is bij de accommodatie waar je verblijft. Als je het fijn vindt om je te kunnen terugtrekken op je hotelkamer, kijk dan of er een bureau aanwezig is. Anders zijn hotellobby’s ook vaak geschikte plekken om te werken. Is er geen geschikte plek aanwezig bij je accommodatie, dan is een koffiecafé, McDonalds of IKEA ook een goede optie. Ga je naar een stad in Europa? Zoek eens naar co-working spaces! Deze flexibele werkplekken zijn in elke grote stad wel te vinden.

 

3. Maak een back-up en denk aan digitale bescherming

Zorg dat je van alle bestanden op je laptop een goede back-up hebt. Sla alles bijvoorbeeld op via Dropbox of OneDrive. Het zou een nachtmerrie zijn als je op vakantie al je bestanden kwijtraakt waar je hard aan hebt gewerkt. Een digitaal ongeluk zit immers in een klein hoekje! Zeker als je in hotels, koffiecafés of met WiFi-hotspots werkt, moeten je bestanden veilig zijn. Let op: vermijd waar mogelijk open verbindingen waar je geen wachtwoord hoeft in te vullen. Vergeet je nog wel eens een wachtwoord? Zorg in dat geval dat je de belangrijkste inlogs en wachtwoorden hebt als je op reis gaat, bijvoorbeeld met een wachtwoordapp. Goede apps hiervoor zijn LastPass, 1Password en KeePass.

 

4. Houd rekening met tijdsverschil

Als je naar het buitenland gaat en je werk met je meeneemt, dan is het tijdsverschil een complicerende factor. Als je bijvoorbeeld aan de Amerikaanse oostkust zit, is het daar 6 uur vroeger dan in Nederland Als je veel contact hebt met Nederlandse opdrachtgevers tijdens kantooruren, heb je in zo’n geval maar 2 uur de tijd om contact te hebben. Plan telefoon- of videogesprekken dus goed in!

 

5. Nieuwe inspiratie

Een nieuwe omgeving kan wonderen doen voor je inspiratie! Werken op afstand is niet alleen leuk, het kan ook nog eens waardevol zijn voor je bedrijf. Kijk eens om je heen hoe mensen op je plek van bestemming zakendoen. Ga in gesprek met mensen en wellicht ontmoet je ondernemers in hetzelfde vakgebied. Wie weet wat daar uit kan rollen. Niet alleen is de kans groot dat je met een koffer vol nieuwe ideeën naar huis gaat, misschien heb je ook wel een nieuwe klant aan de haak geslagen.

 

Tegenwoordig nemen steeds meer mensen hun laptop mee op vakantie. Laten we alleen niet vergeten waar vakantie echt om draait: ontspanning! Het beste is om je werk daarom thuis te laten. Opladen gaat het beste als je de dagelijkse dingen loslaat. Geniet van een nieuwe omgeving en activiteiten waar je normaal gesproken niet aan toekomt. Alleen zo kom je volledig uitgerust thuis en kun je weer met nieuwe energie aan het werk!

Vertel in 1 zin wat A+B doet

“A+B is een bedrijf dat administratieve dienstverlening verzorgt voor het MKB (bedrijven met tot 20 man personeel). Dit omvat alles wat met administratie te maken heeft.”

 

Waarom A+B en niet C+D?

“De naam A+B is om meerdere redenen gekozen, maar officieel gezien staat het voor Administratie + Belastingadviesgroep.

Wij zijn begonnen met Administratie + Belastingadviseurs en we hebben er ‘adviesgroep’ van gemaakt, omdat ons werkveld steeds breder wordt getrokken.”

 

Wat zijn de ‘hot topics’ binnen A+B?

“Lastig om te zeggen… Wat we doen is erg breed! Wij krijgen veel vragen over online boekhouding; dit is echt iets wat speelt en wat ingericht wordt. Hiernaast helpen wij veel bij ‘basic bedrijfsdingen’. Dan kun je denken aan personeel, arbeidscontracten en verzekeringen. Tevens verzorgen wij financiële planning en begeleiden wij mensen bij hun echtscheiding. Wat duidelijk te merken is, is dat er steeds meer echtscheidingen worden aangevraagd. Helaas…

In veel van onze werkzaamheden hebben wij overlapping met juristen, maar wij geven, om het zo te zeggen, “eerstelijns advies”. Mocht het ingewikkelder worden, kan men naar een specialist. Maar van veel dingen weten wij de basis. Eigenlijk hebben wij een huisartsenfunctie. Mocht het té specialistisch worden dan ga je naar de betreffende afdeling in het ziekenhuis.”

 

Sinds wanneer huren jullie bij Apollo?

“Sinds 16 april 2018.”

 

Jullie hebben al een vast bedrijfspand. Waarom hebben jullie ervoor gekozen om bij Apollo een extra kantoor te huren?

“Wegens meerdere omstandigheden, maar we zitten gewoon redelijk krap. Ook zijn we al langere tijd op zoek naar nieuwe huisvesting en die hebben we waarschijnlijk ook wel gevonden! We hebben besloten om niet met onze beperkingen in onze werkplek te wachten op oplossingen, totdat we over een jaar eens kunnen verhuizen. In eerste instantie zijn we dus een extra kantoor gaan huren, als tijdelijke aanvulling op onze bestaande capaciteit.

En waarom hier? Niet om te slijmen, maar het is gewoon hartstikke leuk!”

 

Wat maakt het dan hartstikke leuk bij Apollo?

“Allereerst het uitzicht! Je kijkt hier uit op de weilanden, heerlijk rustgevend. Daarbij is het een ontzettend leuk ingericht pand en ik merk dat ik daar toch wel vrolijk van word. Het is ook echt iets wat je niet verwacht als je bijvoorbeeld naar je accountant of boekhouder gaat en dat is ook een pluspunt.”

 

Waarom  zou je Apollo aanraden voor andere ondernemers?

“Eigenlijk om dezelfde reden. Het is leuk en inspirerend ingericht. Het is nagenoeg perfect te bereiken vanaf alle kanten in Nederland. Ontzettend fijne uitgebreide keuken in Café Canaveral, waar ik 1 à 2 keer per week lunch.”

 

Ben je het eens met de volgende stelling: werknemers zijn productiever in een mooie en creatieve omgeving.

“Ik heb het nooit gemeten, maar ik neem aan van wel. Ik merk dat het bij mezelf gewoon werkt en ik denk dat als je opgewekt bent, je ook beter presteert. En daar draagt een mooi interieur naar mijn mening aan bij.”

 

Wat viel je op toen je hier als eerste binnen kwam?

“Nou, toen wij hier voor het eerst kwamen, was het oktober vorig jaar denk ik. Op dat moment was het nog één kale vlakte en toen dacht ik: hoe gaan ze hier ooit wat van maken? Ze hebben ze best veel ideeën laten zien en plannen met ons gedeeld. Daar kregen we gelijk een goed gevoel bij en toen we het in het echt zagen waren we stomverbaasd!”

 

Is er nog iets dat ontbreekt bij Apollo?

“Ik mis nog wel wat buren! Je ziet steeds meer nieuwe huurders bij komen, maar van mij mag er nog wel iets meer bij. Ik houd wel van gezelligheid en af en toe een praatje tussendoor, dus die kans grijp ik wel wanneer het kan, haha!”

 

Hoe is je contact met de huidige huurders?

“Het is niet zo dat ik als naar binnen kom ik iedereen af ga om even een kopje koffie te drinken. Maar als ik hier ben, spreek ik elke dag wel iemand. Al is het even bij de keuken wanneer je koffie haalt. Dit is overigens ook één van de redenen dat we hier wilden zitten met een extra kantoor.

Zoals ik net al zei hebben we in eerste instantie dit kantoor erbij gehuurd, omdat we de extra ruimte konden gebruiken. Daarbij is het fijn om gasten te ontvangen vanwege de ruimte hier en het zit praktisch naast de snelweg.  Maar het is ook een omgeving waar je meerdere ondernemers treft. Dus goed voor je netwerk!”

 

Vind je dat Apollo hier dan nog iets in moet faciliteren zoals een netwerkborrel?

“Ik kan me voorstellen dat dit wel een aanvullende waarde kan hebben. Ik zelf ben wel erg van de vrijdagmiddagborrels, dus ik zou daar zeker naartoe gaan. En als je het over netwerken hebt, dan werkt dat wel echt. Dit geeft je ook de gelegenheid om te netwerken, maar is wat minder geforceerd.”

 

 

Wil je efficiënter je werkdag doorkomen? Een lege mailbox is de basis! Dit zorgt voor overzicht, structuur en focus. Wij geven je 5 tips aan de hand van de ‘Inbox Zero’ methode. Hiermee zorg je niet alleen voor een lege inbox, maar ook voor een duidelijk overzicht van welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke mails je nog antwoord moet krijgen.

 

Lezen is verwerken

Maak de regel: ga direct aan de slag met alle mails die je leest. De meeste e-mails kosten namelijk maar twee minuten om te beantwoorden. Dat kan dus heel snel. Als je daar geen tijd voor hebt, lees je mail dan niet. Het is natuurlijk wel erg verleidelijk om gelijk op het nieuwe mailtje te klikken, zodra deze binnenkomt. Sluit daarom je mailbox af als je geen tijd hebt om de mails te beantwoorden.

 

Plan een mailmoment

Het beste is om op een gepland moment op de dag even de tijd te nemen om je inbox goed af te handelen. Plan elke dag één of twee mailmomenten van ongeveer tien minuten in om je mailbox weer op te ruimen. Doe dit bijvoorbeeld in de ochtend en aan het einde van de middag. Als je er echt even voor gaat zitten, ben je er veel sneller doorheen dan wanneer je tussendoor ‘even snel’ je mail bijwerkt.

 

Reken af met mailbox vervuiling

Schrijf je uit voor alles wat je mailbox vervuilt. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet leest (die van Apollo lees je wel, toch?), schakel alle e-mailnotificaties uit van social media en markeer spam direct. Als je ongewenste mail als spam markeert, ontvang je deze de volgende keer niet meer. Weg ermee!

 

Vereenvoudig je mappenstructuur

Meerdere mappen zijn vaak niet nodig aangezien de zoekfunctie in je mail bijna altijd leidt naar de juiste e-mail. Heb jij voor elke klant, thema of onderwerp een aparte map? Dit kan veel eenvoudiger! Het enige wat je nodig hebt, zijn vier mappen. Sleep een nieuwe mail tijdens je mailmoment direct naar één van deze mappen: ‘actie’, ‘wachten op’, ‘ooit’ of ‘archief’.

Kun je direct aan de slag met een e-mail, dan sleep je deze naar het mapje ‘actie’. Deze mails beantwoord je in je mailmoment van de dag. Wanneer je nog reactie nodig hebt op een mail, sleep je deze naar ‘wachten op’. Deze map houd je regelmatig in de gaten. Mails die niet belangrijk zijn, maar wel interessant zijn om nog eens in de koffiepauze of in de trein te lezen, sleep je naar ‘ooit’. Alle mails die verwerkt zijn, verwijder je niet, maar archiveer je.

 

Archiveren is het nieuwe verwijderen

Omhels de archiveer-methode. In plaats van alles weg te gooien, archiveer je alles wat je hebt gelezen en beantwoord. Op deze manier kun je het gewoon nog terugvinden, maar is het weg uit je inbox. Als je alles gearchiveerd hebt, voorkomt dit problemen wanneer je computer crasht. Zo weet je zeker dat al je ontvangen mails veilig zijn!

 

Een lege inbox zorgt voor een leeg hoofd. Start vandaag nog!

Na veel brainstormen en gekke ideeën – van escape rooms tot een museum – kwamen zij tot een fantastisch idee. Het pand was voorzien van veel verschillende ruimtes en deze moesten goed benut worden. Het idee ontstond om deze ruimtes op te splitsen tot kantoor-en vergaderruimtes en er zo een businesscentrum te creëren. Mét de mogelijkheid tot opslag, wat ideaal is voor bijvoorbeeld een webshop. Een nieuw concept was geboren!

Van idee tot realisatie

Voor het realiseren en uitwerken van de plannen was een creatieve blik hierbij meer dan welkom! Het moest namelijk geen standaard businesscentrum worden; ze wisten precies wat ze voor ogen hadden. Het moesten de tofste werkplekken van Midden-Nederland worden!

Allereerst werd hierbij de hulp van Willem Alex van 4D Architecten ingeschakeld. Een positieve reactie volgde en al snel liepen zij samen het hele pand door. Met het oog voor detail van Willem Alex en de visie van Jerry en Harm-Erik werd een plan uitgetekend. Ook hier kwamen wederom veel brainstormsessies aan te pas. De tekeningen voor het vernieuwde pand konden worden gemaakt; nu nog de gehele uitstraling van het bedrijf zelf.

Een afspraak werd gemaakt bij een reclamebureau in Amersfoort en het enthousiasme spatte er direct van af. Een samenwerking met een architect én een creatief reclamebureau ging van start. Gelijk werd er over van alles nagedacht, maar allereerst moest de naam nog worden gekozen. Hier waren Jerry en Harm-Erik snel over uit. Vroeger was dit bedrijf van de opa van Jerry: “Apollo Transport Systemen’’. Deze naam werd toegespitst op het nieuwe plan en Apollo Workspaces was geboren!

Vervolgens werd er nagedacht over interieur, een website, indeling van de werk- en flexplekken, etc. 4D Architecten en TODD Reclamestal presenteerden hun plannen en iedereen raakte enorm enthousiast. De realisatie van Apollo Workspaces, met een knipoog naar het universum, kon beginnen! De creativiteit die tijdens de ontwikkeling van dit concept naar buiten is gekomen en letterlijk door het hele gebouw stroomt, hoopt Apollo ook door te geven aan zijn huurders.

Het eindresultaat is iets om buitengewoon trots op te zijn! Apollo Workspaces kijkt uit naar gevulde kantoren!

Open niet gelijk je mailbox

Velen starten de dag met het checken van hun e-mail. Dit is op zich logisch, maar het openen van je mails kan een hoop (nieuw) werk en stress met zich mee brengen. Begin daarom met iets nuttigs vóórdat je je mail opent en start met het maken van een planning voor de dag, met taken die prioriteit hebben. Maak eventueel een korte- en langetermijnplanning als je dit handig vindt. Overzicht in je werkdag? Check!

Moeilijkste taken eerst

Begin vervolgens met de moeilijkste taken. In de ochtend ben je vaak nog scherp en geeft het een fijn gevoel als je de moeilijkste taken als eerste kunt afvinken. Anders zie je hier waarschijnlijk de hele dag tegen op. Door gelijk door de zure appel heen te bijten, voorkom je het vervelende gevoel van tijdsdruk en misschien zelfs de kans op overwerken. Werk slimmer, niet harder!

Zet muziek op

Geef jezelf een energieboost door je favoriete muziek aan te zetten. Zo houd je de positieve sfeer erin en kun je in ieder geval van je muziek genieten achter je werkplek. Samen met je collega’s met de muziek meezingen schept ook een band! Zijn je collega’s het niet eens met jouw muziekkeuze? Neem een koptelefoon mee. Ook handig als je op een flexplek werkt!

Loop regelmatig weg van je scherm

Loop af en toe weg van je werkplek en ontspan je hersenen en lichaam even. Het is niet gezond en productief om uren achter elkaar achter je beeldscherm te zitten. Schiet dit er steeds bij in? Kies desnoods een tijd midden op de dag uit en zet het alarm op je telefoon. Ga even relaxen, maak een wandelingetje, rek en strek je lichaam, drink een kopje koffie of eet een power snack. Je zult merken dat je met nieuwe energie aan het werk gaat.

Water doet wonderen

Benieuwd naar het geheime ingrediënt om alert te blijven op kantoor? Water! Het drinken van water is de beste manier om de productiviteit op de werkvloer te verhogen. Bij gebrek aan vocht verkleint het lichaam de hoeveelheid bloed, waardoor er minder zuurstof bij de hersenen en spieren kan komen. Zet een flesje neer op je werkplek zodat je sneller, meer water drinkt. Voeg eventueel voor wat vers fruit toe voor wat extra smaak! Voila!